KI Telefonassistent für Support & Kontakt
Ein Assistent, der Fragen beantwortet, Anliegen sortiert und Interessenten strukturiert zur nächsten Aktion führt – ohne Druck, ohne Hektik, aber mit klarer Übergabe an dein Team.
Wofür er eingesetzt wird
- Support: wiederkehrende Fragen klären, Status abfragen, nächste Schritte erklären.
- Kontakt: Bedarf aufnehmen, Leistung einordnen, Rückruf-/Kontaktwunsch erfassen.
- Vorqualifizierung: Kostenrahmen, Umfang, Dringlichkeit, Ziel und Status erfassen.
- Weiterleitung: strukturierte Zusammenfassung per E-Mail an die zuständige Stelle.
Was du bekommst
- Gesprächslogik: definierte Pfade, Nachfragen, Zustimmungen, Abbruch- und Eskalationsregeln.
- Wissensbausteine: Leistungen, Kostenrahmen, Prozess, häufige Fragen – in klarer Sprache.
- Lead-Zusammenfassung: Anliegen + Ergebnis als strukturierte Mail (kurz, verwertbar, eindeutig).
- Optionale Elemente: Broschüre/Beispiele anfordern, Terminwunsch aufnehmen, Rückrufzeitfenster.
So läuft die Umsetzung
1) Setup
Ziel, Einsatzfälle, Tonalität, Regeln. Welche Fragen sollen beantwortet werden – und welche nicht.
2) Agentenlogik
Dialogpfade, Nachfragen, Zustimmungen. Fokus: ruhig, zuvorkommend, klar strukturiert.
3) Übergabe
E-Mail-Zusammenfassung: wer, was, warum, wann. Damit du ohne Reibung reagieren kannst.
Wichtig: Optimierung nach dem Go-live
Ein Assistent wird durch echte Gespräche besser. Nach dem Go-live analysieren wir typische Abweichungen, ergänzen fehlende Bausteine und reduzieren Fehlerquellen. So entsteht aus einer guten ersten Version ein zuverlässiges System.
FAQ
Kann der Assistent wirklich „tief“ zu Leistungen antworten?
Ja – wenn Inhalte und Grenzen sauber definiert sind. Wir bauen Wissensbausteine so, dass Antworten klar bleiben und bei Unsicherheit an den richtigen Schritt übergeben wird.
Wie werden Anfragen an mich übergeben?
Als strukturierte E-Mail: Anliegen, gewünschte Leistung, Kontext, Kontaktdaten, Rückruf-/Kontaktwunsch, ggf. Budgetrahmen und Terminfenster. Kurz, verwertbar, ohne Textwüste.
Kann der Assistent Termine festlegen?
Er kann Terminwünsche aufnehmen und vorbereiten. Die Bestätigung erfolgt je nach Setup über dein Team oder über eine definierte Kalenderlogik.
Warum ist weitere Optimierung normal?
Weil echte Anrufe Varianten bringen, die man nicht vollständig simulieren kann. Wir verbessern danach gezielt: Formulierungen, Abfragen, Regeln, Eskalationen – iterativ und messbar.
Wie bleibt der Assistent freundlich und nicht aufdringlich?
Durch klare Tonalität, kurze Fragen, Zustimmungen und transparente nächste Schritte. Ziel ist Hilfe – nicht Druck.
Welche Daten sollte der Assistent nicht abfragen?
Sensible Informationen sollten nicht automatisiert erhoben werden. Der Assistent dient der Vorqualifizierung und strukturierten Kontaktaufnahme – Details klärt ihr im nächsten Schritt.